اسباب کشی اداری

شما وقتی صاحب یا مدیر داخلی یک شرکت هستید. اگر این شرکت در مکانی موقت باشد یا شرکتی رو به رشد دارید و نیاز به گسترش محیط کار مجبور به جابجایی هستید. این جابجایی بر خلاف اینکه بسیاری از افراد فکر می کنند زیاد هم ساده نیست. چون جابجایی شرکتی که تعداد زیادی پرسنل دارد. همچنین مشتریان زیادی دارد که هر روز به آن مراجعه می کنند یا از آن خرید می کنند. یا تلفن می زنند. باعث پیچیدگی این امر می شود. اسباب کشی اداری دو اصل مهم دارد

هماهنگی بین کارکنان برای انجام اسباب کشی در یک بازه زمانی محدود

پیدا کردن بهترین فرصت برای زمان جابجایی برای لطمه نزدن به تجربه مشتریان در استفاده از خدمات شرکت

زیرا عدم هماهنگی و نداشتن سیاست اجرایی مناسب باعث بروز مشکلات فراوان هم در داخل سازمان و هم در ارتباطات خارج از سازمان خواهد شد.

برنامه ریزی برای انجام یک اسباب کشی اداری بسته به ابعاد شرکت و یا سازمان مورد نظر متفاوت میباشد اما بهترین زمان برای شروع برنامه ریزی برای جابه جایی یک شرکت و یا اداره نسبتا بزرگ به طور متوسط سه ماه قبل از شروع کار میباشد.

کارکنان و هم مشتریان را به طور کامل از  تغییرات آینده باید آگاه باشند. و در اجرای مراحل اسباب کشی باید تمام جوانب کار را در نظر بگیرید. تا هیچ خدشه ای به فعالیت های اصلی و اعتبار و خدمات روزانه ارگان یا موسسه شما وارد نشود.

در ابتدای کار باید یک برنامه اجرایی خوب که بتوان به آن استناد کرد و همچنین تداخلی در کار کارکنان ایجاد نکند نوشت. در این لیست باید افرادی که در اسباب کشی شرکت دارند و همچنین کارمندانی که باید به کار مشتریان رسیدگی کنند مشخص شود. و تمام کارمندان باید از این دستورالعمل اطلاع داشته و نکته مبهمی نداشته باشند.

دومین بخش به دستورالعمل جمع آوری و بسته بندی دفاتر و اسناد و سایر وسایل اداری است. این دستور العمل باید شامل روش های استاندارد و اصولی برای چگونگی جمع کردن و ایمن سازی وسایلی که هر کارمند مسئول حفظ سلامتی آن هست باشد و توضیحات کاملی در رابطه با چگونگی انجام این وظایف داشته باشد.

زمان بندی برای اسباب کشی اداری

اگر نمیتوان جابجایی را طوری برنامه ریزی کرد. که گروهی از کارکنان به محل جدید رفته و آماده به کار شوند. و گروهی در محل قبلی به کار خود ادامه دهند. تا خللی در خدمات رسانی به مشتریان ایجاد نشود. باید به تمام مشتریان این موضوع که در روز یا روز های مشخصی شرکت تعطیل است اطلاع داده شود.

حتما برروی لوازم و کارتن های بسته بندی شده با نصب یک لیبل علاوه بر ثبت محتویات آن بسته و یا کارتن مشخص کنید که آن وسایل مربوط به کدام بخش و یا شخص میباشد.این کار باعث میشود که بعد از انتقال وسایل به محل جدید در سریعترین زمان ممکن سازمان شما به نظم طبیعی خود بازگشته و فعالیت خود را از سر بگیرد.

محل استقرار تمام کارکنان را قبل از جابجایی در محل جدید مشخص کنید و به اطلاع تمام آنها برسانید تا از سردرگمی و دوباره کاری بیهوده جلوگیری شود.

اطلاعات کاملی در رابطه با محل جدید شرکت از قبیل آدرس دقیق ، چگونگی رفت و آمد ، دسترسی به شبکه حمل و نقل عمومی ، محدودیت های ترافیکی و محل قرار گرفتن پارکینگ های نزدیک به ساختمان جدید را به کارکنان شرکت بدهید تا از خستگی بیشتر آن ها در روز های ابتدایی جابجایی جلوگیری شود و بتوانند بهتر در محل جدید مستقر شوند.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *